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Excel Onlineの共有機能のメリットと使い方

Excel Online共有機能のメリットと使い方

突然ですか、Excelは得意ですか?
ビジネススキルとして定着しているExcelですが、今ではスマホがあれば誰もが
いつでも、どこでも、使用することができます。

Microsoftが提供しているExcel onlineは、クラウド上でファイルの作成、保存、編集が
できる無料サービスです。
有料のインストール版と比較して、機能は一部制限されるものの、表作成や計算、
文字の編集といった基本機能がスマホでも扱うことができます。
そのため、仕事だけでなく日常生活でも便利に使用でき、時短や効率アップを図ることが
できます。
また、Excel Onlineを日常生活使うメリットは、スマホ操作ができるだけでなく、
ある優れた機能があるからです。

それが"共有機能"です。

この記事では、Excelの共有機能について次のことを解説していきます。

・Excel共有機能のメリット
・Excel共有機能の使い方
Excelの共有機能を使いこなして、日常生活をもっと快適にしていきましょう。

Excel 共有機能のメリット

共有機能とは複数の人と同じファイルを開くことができ、しかも同時に入力や編集を
することができる機能です。
そのため、ある1つのファイルを複数人で編集したいときに便利です。
例えば、Excelで夫婦の家計簿を作ると、それぞれスマホから同時に家計簿ファイルを開く
ことができ、出費等を同時に入力し、保存することができます。

他の日常でのExcelの使用例は、こちらの記事をご参考ください。

 

Excel 共有機能の使い方

ここでは、スマホを使ったExcel Onlineの共有機能の使い方を解説していきます。

準備するもの

Excel Onlineで共有機能を使うには次の3つが必要です。

・「Excel Online」アプリのインストール(無料)
・「One Drive」アプリのインストール(無料)
・  Microsoftアカウントの作成(無料)

Excel OnlineとOne Driveは、Apple storeもしくはGoogle Playからインストール
することができます

One Driveとは、Microsoftが提供している無料オンラインストレージです。
簡単にいうとインターネット上にあるファイル保存場所です。
OneDriveに保存したファイルはネット環境にあればいつでもどの端末からもファイルを
開くことができます。

 

Microsoftアカウントは、One Driveを使用するのに必要です。
アカウントは、こちらより作成できます。(所要時間5分程度)
Microsoftアカウント作成

 

共有の手順

ここではExcelで新規に作成したファイルの共有の手順を説明していきます。

【①ファイルをOne Driveに保存する】

インストールしたExcelアプリを開き、「新規」から”最初の型”を選びます。
特に型が決まっていない人は、「空白のブック」で大丈夫です。

開いたファイルの画面右上、「・・・」をタップします。

「保存」をタップします。

名前の欄で、このファイルの名前を入力してください。
次にファイルの保存先を選択します。場所の「<」をタップしてください。

ここでファイルの保存先を選択できますので、「OneDrive-個人用」を選択します。

これでファイル保存先をOne Driveに設定できました。
さらに、One Drive内でフォルダを選択したい場合はここでフォルダを選択できます。
フォルダが選択できれば、保存をタップします。

これでOne Driveに新規ファイルを保存することでできました。

 

【②ファイルを共通する】

保存したファイル画面にて、左上の「<」をタップすると最初のホーム画面に戻れます。
画面左上に「<」が出ない方は、画面を上下にスクロールさせると出てきます。

ホーム画面にて、共有したいファイルの「・・・」をタップします。

次に1番上の「共有」をタップします。

ここで共有方法を”ユーザー招待”もしくは”リンクのコピー”の2種類から選択します。

まずユーザー招待の場合、「ユーザー招待」をタップします。

「名前またはメールアドレスを入力します」の欄に共有したい人のメールアドレスを
入力します。
「編集可能」のチェックは、チェックしていると共有された人もそのファイルで
文字の入力や削除などの全ての編集をすることができます。

「編集可能」にチェックしない場合、共有された人はそのファイルを一切編集することが
できず、見るだけになります。
重要なファイルで、勝手に書き換えされたくない場合にチェックを外します。

最後に画面右上の「送信」をタップします。


これで共有したい人に、このファイルのリンクが貼ってあるメールが届きます。
メールが届いた側は、ExcelとOne Driveがインストールされていれば、
メールのリンクからExcelを開くことができます。
共有された側は、1度共有ファイルを開くと、次からは自分のExcelのホームに
共有ファイルが登録され、2度目からはホームから開くことができます。

 

”リンクのコピー”で共有したい場合、共有方法画面で「リンクのコピー」をタップします。
リンクのコピーは、共有相手にSNS等のメール以外で共有ファイルを送るのに役立ちます。

「表示のみ」もしくは、「表示と編集」をタップします。
「表示のみ」は共有された人はそのファイルを一切編集することができず、見るだけに
なります。
「表示と編集」は共有された人もそのファイルで、文字の入力や削除などの全ての編集を
することができます。

どちらかをタップするとホーム画面に戻ってしまいますが、これはリンクのコピーが
完了したためなので、問題ありません。

リンクを貼りたいところで、「ペースト」をすると共有ファイルのリンクが挿入されます。


これを共有相手に送信すれば、相手はそのリンクから共有ファイルを開くことができます。

まとめ

Excel Onlineは誰もが、いつでも、どこでも、無料で使えるサービスです。
日常生活では、特に共有機能が便利であるため、ああゆるものの効率アップを図ることが
出来ます。

ぜひ、日常生活にExcelを取り入れ、快適な生活を目指しましょう。

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