ビジネススキル

【誰でもできる】Excel Onlineの出欠表の作り方とメリット

Excel出欠表

突然ですがExcelを使ったことがありますか?
ビジネススキルでお馴染みのExcelですが、今ではスマホでも利用できることができ、誰でも簡単に操作することができます。
Microsoftから無料で提供されているExcelを"Excel Online"と言います。

仕事で使う有料版のExcelに比べ、機能制限がありますが、基本的な表作成、計算、文字編集などの機能は使用できます。

Excel Onlineの最大の特徴は、
スマホで操作できる
共有機能がある
の2つです。

これらの機能によって、仕事以外でも使用することができ、日常生活の効率アップを図ることができます。

日常生活での使用例の1つが出欠表です。
こちらが実際にExcel Onlineで作成した出欠表です。

この記事ではExcel Onlineの出欠表について、次のことを解説していきます。

・Excelで出欠表を使うメリット
・Excelの出欠表の作り方
Excel Onlineを使いこなし、賢く生活しましょう。

Excel Onlineについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

・ Excel Onlineとは?始め方と使い方
・【徹底比較】有料版Excelと無料版Excelの違い

Excelで出欠表を使うメリット

Excelで出欠表を使うメリットは、他の人と共有でき、好きに編集できるところです。
共有とは、1つのファイルを複数の人や端末で編集や保存ができる機能です。

例えば、参加者がいつでもどこでも、自分のスマホから出欠表に回答することができます。

また、出欠表にイベントの詳細や地図を載せたり、使いやすいように編集をすることも可能です。

Excelの出欠表の作り方

ここでは最初にご覧いただいたExcel Onlineで作成した出欠表の、スマホを使った作り方を説明していきます。

準備するもの

事前に必要なものとして、次の3つが揃ってるいることを確認してください。

・Excel Onlineアプリのインストール(無料)
・One Driveアプリのインストール(無料)
・Microsoftアカウントの作成(無料)
Excel onlineアプリとOne Driveは、Apple storeもしくはGoogle Playからインストールできます。

One Driveとは、Microsoftが提供している無料オンラインストレージです。

Microsoftアカウントは、One Driveを使用するために必要です。
アカウントは、こちらより作成できます。(所要時間5分程度)
Microsoftアカウント作成

ファイルの保存

まずは、出欠表ファイルの保存からやっていきます。
Excel Onlineアプリを開き、画面下の「新規」をタップします。

ここでは、Excelに始めから保存されている色々な表を選ぶことができます。
今回は新しく0から作成するので「空白のブック」をタップします。

新しいファイルが作成されたので、まずはファイルを保存します。
画面右上、「・・・」をタップします。

「保存」をタップします。

名前の欄で、このファイルの名前を入力してください。
写真では例として「出欠表」としています。
ファイル名を入力したら、次にファイルの保存先を選択します。
場所の「<」をタップしてください。

ここでファイルの保存先を選択できますので、「OneDrive-個人用」を選択します。

これでファイル保存先をOne Driveに設定できました。
さらに、One Drive内でフォルダを選択したい場合はここでフォルダを選択できます。
フォルダが選択できれば、保存をタップします。

これでOne Driveに出欠表ファイルを保存することでできました。

出欠表の作り方

ここから出欠表を作成していきます。
まず、名前を記入していきます。
上から4,5マス空けたマスをタップし、画面上の欄をタップすると文字入力ができます。

名前を入力したら画面右上の「チェックマーク」をタップすると入力が完了します。

全員の名前を縦に入力していき、一番下には「参加人数」と入力します。

一番上の名前を入れたマスの、右上のマスに候補日を入力します。
候補日が複数ある場合は横に入力します。

次にマスに線を描いて表にします。
写真に示す範囲のマスを選択し、画面右下の「・・・」をタップします。

出てきた画面の「罫線」をタップします。

「格子」をタップすると、選択されたマス全てに線が引かれます。

次に参加人数の自動集計をやっていきます。
「参加人数」の右隣のマスを選択し、画面上の文字入力欄をタップします。

参加人数のカウントには、「=COUNTIF」という関数を使用します。
「=COUNT」と入力すると候補ができてきますので「=COUNTIF」をタップします。

COUNTIF関数は、選択された範囲内に、決めておいた文字が記入されているマスの数を数えてくれます。
ここでは、範囲が「4月1日」から下のマスとなり、検索条件を「”○”」とします。
注意して欲しいのが、○の前後に「”」「”」を記入することです。
「”」が無いと、○が記入されてもカウントされません。

試しに○を記入すると、ちゃんと参加人数が集計されていることがわかります。

今度は、他の日付の参加人数も集計します。
また同じように記入してもいいのですが、面倒なため、一度作ったマスをコピー&ペーストで使い回していきます。
先ほど作った参加人数の集計マスを選択し、「コピー」をタップします。

ペーストしたい他の日付の参加人数マスをまとめて選択し、「ペースト」をタップします。

コピー&ペーストでは、コピー元で指定した範囲が、ペースト先では同じようにズレてくれるので、修正する必要がありません。
○をいくつか記入すると、参加人数を確認することができます。

最後に詳細情報も記載していきましょう。
表の上の空いているマスに、場所や時間などを記入しておくと、わかりやすく親切です。
マスが足りない場合は、画面左にある行番号を選び、挿入をタップするとその行の上に新たな行が追加されます。

詳細情報も記入し終わったら、同じように罫線をつけると完成です。

ファイルの共有

完成した家計簿を、他の人と共有する方法はこちらの記事をご覧ください。

まとめ

出欠表の作成、大変お疲れ様でした。
Excel Onlineで出欠表を使うメリットは、他の人と共有できるところですが、
他にも自分好みの形にカスタマイズできる点も挙げられます。
ぜひ、色々な編集を扱ってみて、使いやすい出欠表にアレンジしてみてください。

Excel Onlineでは、出欠表以外にも便利なツールを作ることができるため、
興味がある方はぜひこちらもご覧ください。

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