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仕事ができる人の会話術8選

仕事ができる人の会話術8選

普段の何気ない会話で、こんなことを思ったことがありませんか?

・この人の話しはいつもわかりやすいなぁ
・この人との会話はいつもかみ合わない
・話がまたそれてる

何となく違和感として感じていますが、字が上手な人と下手な人がいるように会話にも上手・下手があります

特に仕事での会話は重要で、打ち合わせや営業トーク、上司への報告など相手とのコミュニケーションがうまく取れなかったら、仕事は進まず、 成果が出にくくなります。

仕事ができる人は会話の重要性を知っているため、 どうすれば相手と上手く会話できるかを考え、自身の会話術を日々磨いています。

この記事では、仕事ができる人が使っている会話術を8つ紹介します。

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仕事ができる人の会話術8選

仕事ができる人の会話術は次の8つです。

会話術

・質問にはまずYES/NOで回答
・あいまいな言葉を使わない
・はじめに”結論”と”内容の数”を話す
・難しい言葉を使わない
・相手の理解度を確認する
・会話の目的が常に頭にある
・相手と自分の話しのバランスをとる
・話を最後まで聞く

職場のできる人を思い浮かべるとこれらの会話術が当てはまることでしょう。

会話術を身につけるには、これらを1つずつ身につけていく必要があります。

 

質問にはまずYES/NOで返事する

もし、上司から次の質問をされたら、どんな返事をしますか?

「明日の資料の準備できている?」

資料準備ができているなら、誰もが「はい、できています。」と即答できるでしょう。

一方、資料準備ができていない場合、会話が下手な人

「資料に不備がありまして、その差し替えに思ったよりも時間を取られていまして・・・」

と、準備ができていない後ろめたさから、まず理由を話してしまいます

これに対し、会話が上手な人

「すみません、まだできていません。資料不備の差し替えで、あと1時間はかかります」

と、まずできていないことを話します

この違いは、質問者の意図を理解しているかがポイントとなります。

質問者である上司が望む返事は、”準備できた”か”準備できていない”かの2択です。

そのため、前者のようにまず理由を話してしまうと、会話として成立しません

会話が上手な人は、会話が成立するかを意識しているため、質問に対し
”これは何について問われているのだろう”と考えながら返事を選択しています。

また、上司の立場になって考えると、もし返事が"NO"だった場合、次は"なぜ?"と聞くことでしょう。

なので、理由はこのタイミングで言うのがベストです。
会話が上手な人は、"NO"の次の質問が予想できているため、NOを答えた後にすかさず”なぜ?”の答えを返します。

 

他の悪い例としては、面接で必要以上にしゃべってしまう就活生です。

当たり前のことですが、面接は会話なので、会話が成立しているかが重要となり、合否にも影響します。

よくあるパターンは、「学生時代に頑張ったことは?」などの質問に対し、

「頑張ったことは、所属している部活の部長としてチームをまとめたことです。
1番苦労したのは、部員1人1人の課題を整理し、自分たちで日々の練習を組んだことです。
その結果、地区1位を取ることができました。自分たちで練習を考えるやり方は、後輩たちに引き継ぎ、今でも部の方針として根付いています。」

と答えてしまうことです。

これがNGの理由は、質問に対し、質問以上の回答をしてしまったところです。

これに対しベストな回答は

「頑張ったことは、所属している部活の部長としてチームをまとめたことです。
部員1人1人の課題を整理し、自分たちで日々の練習を組んだ結果、地区1位を取ることができました。」

と、全体がわかる程度に要約することです。

面接官からすると、まず全体を知ったうえで、次に「一番工夫したところは?」「その活動は今でも続けられていますか?」と詳細を聞いていきたいところです。

そのため、面接官の質問の意図をくみとらず、初めから全部話てしまうと”会話ができない人”というマイナスイメージを与えてしまいます

 

あいまいな表現を使わない

話を最後まで聞く
会話が上手な人は、相手が理解しやすいように話すことを意識しています。

先ほどと同じ例を使うと、資料差し替えに要する時間を伝えるのに、会話が下手な人

「その差し替えに思ったよりも時間を取られていまして」

と、あいまいな表現で答えます。

一方、会話が上手な人

「あと1時間はかかります」

と、誰もがイメージできる表現で答えます。

”誰もがイメージできる表現”というのは、数字です。

「思った以上に」は、どれくらいかが人によって違うため、イメージすることが難しいですが、「1時間」は全員が共通してどれくらいかをイメージできます。

他の例として

もう少しで到着します」    ➡︎「あと10分で到着します」
「先月よりも大きく上昇しました」➡︎「先月よりも30%上昇しました」

のように、数字にするだけで相手の理解度は高まります。

 

はじめに”結論”と”内容の数”を話す

仕事で何か上司に報告するとき、よりシンプルかつ正確に伝えるために会話が上手な人は、はじめに”結論”と”内容の数”を話します。

会話が上手/下手の日比較の例として、会話が下手な人

「資料にのせるグラフのデータが違っていたのと、それによって資料構成を 変更しなければならなくなったので、資料完成は2時間ほど遅れます。


一方、会話が上手な人は

資料完成は2時間ほど遅れます理由は2つあって、1つは資料にのせるグラフのデータが違っていたことと、もう1つがそれによって資料構成を変更する必要があるためです。」

この違いも、質問にはYES/NOで返すのと同じで、相手の意図を理解しているかがポイントとなります。

この場合、上司が一番知りたいのは、”資料完成がどうなったか”の結論です。
そのため、まず結論を話して、相手をスッキリさせてあげる必要があります。

前者のようにまず理由を話すと、一番知りたいことをなかなか教えてもらえず、相手をモヤモヤさせてしまいます。

次に理由を話すのですが、まず理由の数を伝えましょう
そうすることで、相手は頭の中が整理しやすく、より理解してもらうことができます

 

難しい言葉を使わない

難しい言葉を使わない
前述したように、会話が上手な人は相手が理解しやすいようにを意識しています。

もし、専門用語などの難しい言葉を使うと、あなたの話は相手に100%伝わらず、勘違いや矛盾が生じます。

会話が上手な人は難しい言葉は使わず、なるべく相手が知っている言葉で話しをしようと努めます。

そのためには、相手がどういった人で、どれくらいの知識があるかを見極めることが重要です。

例えば、職場の上司なら仕事で使う専門用語は伝わりますが、他部署の上司や顧客には伝わりません。

会話のミスマッチを避けるためにも、話す前に相手の立場になって考え、相手に合わせた会話を選択する必要があります。

 

相手の理解度を確認する

相手に100%理解してもらうために、相手に合わせた会話が重要ですが、理解できているかを聞くのが一番確実です。

なかには、理解できない部分があり、途中から会話についてこれていないけど、素直にわからないと言えない人もいるため

話の節目ごとにここまでで何かわからないことはありませんか?」などが言えると親切でしょう。

反対に、相手の話が理解できない部分がある場合は、素直に「わからないからもっと詳しくお願いします」と言うと、その後の会話がスムーズです。

 

会話の目的が常に頭にある

友人同士のたわいない雑談なら、その会話に目的はありませんが、仕事の打合せや会議には必ず目的があります。

そのため、そこでの会話は目的を果たすために進めていく必要があります。

しかし、まれに目的とは関係ない話をしたり、自分の言いたことを自由に言ったりする人がいます。

このような人たちは、会話が下手な典型的な例です。

こうならないためにも、目的を意識して会話する必要があり、もし目的とは違う別のことを話したいときは、「話がそれますが」と添えてあげると周囲から会話下手のレッテルを貼られることはありません。

また、話がそれたときは「話を戻すと」など、軌道修正の言葉を言うといいでしょう。

 

相手と自分の話しのバランスをとる

会話が上手な人は、”相手が話す量”と”自分が話す量”のバランスを上手にとっています

常に相手が話したり、一方的に自分が話したりするのではなく、その状況に応じたバランス分だけ、互いが話せるよう会話をコントロールします。

具体的には、自分が主体のプレゼンでは、話すのは主に自分であるため、相手には質問程度を話してもらうようにします。

一方、部下からの相談や面談では、部下の思いを引き出すために、部下がより多く話すよう会話をコントロールします。

出席者全員で決める会議であれば、皆が均等に話せるように努めます。

相手に話すよう促したいときは、自分が話したことについて、どう思うか聞いたり、同じ質問をするといいでしょう。

こうすることで、まさに会話のキャッチーボールを行なっています。

 

話を最後まで聞く

会話が上手な人は、相手の話を最後まで聞くことができます。

なぜなら、話を途中でさえぎると、相手が伝えたいことを100%理解することはできず、勘違いや情報不足で、その後の会話が成立しにくいことを知っているからです。

まれに、話の途中でも相手が伝えたいことを100%理解できることがありますが、会話のキャッチボールを崩さぬよう、相手が話ているときは自分は話すべきでないと我慢することができます

 

まとめ:仕事ができる人の会話術8選

仕事ができる人の会話術は次の8つです。

会話術8選

・質問にはまずYES/NOで回答
・あいまいな言葉を使わない
・はじめに”結論”と”内容の数”を話す
・難しい言葉を使わない
・相手の理解度を確認する
・会話の目的が常に頭にある
・相手と自分の話しのバランスをとる
・話を最後まで聞く

ここでポイントとなるのは次の3つで、こららを意識すると誰でも会話上手になることができます。

ポイント

・会話が成立するか(相手の意図は)
・相手がより理解しやすいように
・会話のキャッチボール

 

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