打合せと雑談の違い!できる人の打合せ

打合せと雑談の違い ビジネススキル
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あなたは打合せをしたことがありますか?
おそらく全員がYESと答えるででしょう。人によっては仕事で毎日打合せという方も
いるかと思います。

では、”打合せ”と”雑談”の違いをご存知でしょうか?
同じ対話ですが、この2つには決定的な違いがあります。
それは目的の有無です。

打合せには必ず目的があります
例えば仕事の場合、プロジェクト方針の合意やスケジュールの決定、対策案の決定などが
挙げられます。
仕事以外だと、結婚式のプランニングや部活動の作戦会議、さかのぼると小学生の頃、
班に分かれて役割分担を決めた話し合いなども打合せです。

一方、目的がない会話は全て雑談です。
友達との趣味やテレビの話、家族との今日の出来事の話などほとんどの会話が雑談になります。

ただ、趣味の話とはいえ、どこか行き先や日程を決めるとなると、その会話に目的が
発生するため打合せと言えるでしょう。

打合せで重要となるのは、その打合せ中に目的を達成できるかどうかです。
打合せにも制限時間があり、その時間内で目的が果たせなかったら、物事が進まず、
また参加者が集まって同じ打合せをしなければなりません。

仕事においては、そんな無駄なことをやっている暇はありません。
そのため、仕事ができる人は打合せ目的を達成にすることにしっかり注力することができ、
上手な進行をすることができます。

この記事では、仕事ができる人が打合せで行なっているテクニックを4つ紹介していきます。
これを読めば、誰もがムダな打合せをすることがなくなり、周りに”できる人”の印象を
与えることができるでしょう。

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はじめに打合せの目的と進行を話す

まず目的と進行を話す

仕事ができる人は打合せで、まずその打合せの目的と進行を話します

はじめに目的を明確にすることで参加者は発言しやすくなります。
なかには、打合せ目的とは全く関係ない自分勝手な発言をする参加者もいるでしょう。
目的を明確にしていれば、こういう人たちの発言を抑止することがてき、打合せを
スムーズに進めることができます。

進行とは、どういった手順で、どれくらいの時間配分で目的に向かって話し合うかです。

手順と時間配分がわかっていれば、参加者は各ステップでの会話のボリュームを
把握することができ、無駄な会話を減らすことができます。
その結果、時間内に目的を果たすことができます。

こまめに確認と合意をとる

打合せ中のムダの1つが、後戻りや2度手間です。

参加者には、議論が終わった内容について、掘り戻して話す人がたまにいます。
さっき議論したことをもう1度話し合うほど、時間に余裕はありません。

こうならないためにも、仕事ができる人はこまめにその段階までの決定事項を参加者全員で
確認し、合意をとりながら打合せを進めたいきます。

これは“言いたいことがあるなら今のうち”という時間作りであるため、後出しの発言を
防ぐことができます。もし、これでも以前のことについて発言する人がいるなら、
さっきの時間で発言しなかった方が悪く、もうその議題は話尽くされたと無視しても
問題ありません。

今後の進め方を決める

今後の進め方を決める

打合せの内容が今後も継続するものであれば、その打合せ中に今後の進め方を決定する
必要があります。
進め方を決めなければ、参加者がその後どのように動けばいいのかわからず、
仕事が進みません。

進め方を決める際のポイントとして、”誰が“、”いつまでに“、”何を“の3つを押さえましょう。

これらは可能な限り細かく決めておくのが効果的です。
例えば、“誰が”のベストは個人名です。部署名など複数人を差し言葉にすると、
全員が他人任せろなり、結局誰もやらないことがよくあります。
もし、打合せ中に個人名が決まらなければ、最低でも任命する人を決めておきましょう。

“いつまで”のベストは日付です。”7月前半”などのアバウトな期限は、認識違いにより
期限遅れになりかねません。

“何を”は打合せの内容によりますが、目安として形に残るモノにしましょう。
例えば、〇〇を検討するや〇〇について考えるなどは、目に見えず達成できたかどうか
判断できません。
そのため、検討資料の作成や企画書の提出など、目に見えるものにするといいでしょう。

また、〜を決定するや、〜を実施するなどのイメージしやすい動詞も有効です

最後に要点をまとめる

打合せの最後には要点をまとめ、参加者全員で確認しましょう。
これは、先ほどの各要所での確認と合意の最終バージョンです。
認識違いを避けるためにも確実に実施しましょう。

また、打合せではただの口約束となり、言ったの言ってないだの揉め事になりかねないため、
打合せ後に議事録を作成しましょう。

議事録の書き方については、こちらの記事をご参考ください。

まとめ

打合せと雑談の違いは、目的の有無です。
打合せは目的を達成するように進めていく必要があり、仕事ができる人はその時間内で目的を
果たすために次のことを実施しています。

・はじめに目的と進行を話す
・こまめに確認と合意をとる
・今後の進め方を決める
・最後に要点をまとめる

ぜひチャレンジしてみて、仕事の効率とあなたの評価アップにつなげましょう。

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