ビジネススキル

”Excel=ビジネススキル”はもう古い!Excelは日常でも使うべき

Excelと聞けば、誰もが仕事で使うイメージを持つでしょう。

ExcelはMicrosoftが提供している表計算ソフトで、仕事の事務処理や
データ処理に必要不可欠なツールです。
そのため、ビジネススキルとして多くの方が扱うことができるでしょう。

仕事で便利なExcelですが、日常生活でも非常に便利に使えることをご存知でしょうか?
使い方次第では、大幅な時短や生活を快適にすることができます。

Excelには2種類あり、仕事などで使う有料サービスはインストール版といい、
ここで紹介する無料サービスはクラウド型の”Excel Online”と言います。

Excel Onlineは、インストール版に比べ機能は制限されるものの、クラウド上で
作成、保存、編集をすることができます。

この記事では、Excel Onlineについて次のことを解説していきます。

・Excelの日常で使える便利機能
・Excelの日常で役立つおすすめ使い方

日常で使える便利機能

ここではエクセルの計算や表作成といった基本機能ではなく、日常でこそ役に立つ
便利機能を2つ紹介します。

スマホで操作

Excel Onlieは、スマホでも操作することができます。
Excelにはデータ入力や計算以外にも、文字の大きさや文字の色、枠線設定など多くの
機能がありますが、これらの基本機能はスマホでも操作をすることができます。

以下は、スマホのExcel Onlineの画面です。
よく使われる「文字の編集」や「罫線」、「セルの結合」などが、このようにスマホで
操作することができます。

  
他にも「図形や図の挿入」、「関数」、「データの並び替え」なども一通り、
扱うことができます。

 

共有機能

日常でExcelを使う最大のメリットは、"共有機能"があるからです。
共有機能はExcel Onlineの機能で、ファイルがクラウド上にあるため、複数の人と同じ
Excelファイルを開くことができ、しかも同時に入力や編集をすることができます。
共有機能により、次の章で紹介する便利な使い方が可能となります。

Excel Onlineの共有の仕方は、次の記事をご覧ください。

日常のおすすめ使い方

実際に著者も使用してるExcelの日常で便利な使い方を5つ紹介します。

家計簿

事前にExcelで家計簿表を作っておけば、買い物のたびに支出をスマホで入力する
ことができます。
しかし、ただの家計簿なら他の家計簿アプリの方が表を作る手間もなく便利です。
Excelで家計簿をつけるメリットは、他の人と共有できることです。

例えば、夫婦でそれぞれの支出を1つの表にまとめたいときに、Excelの共有機能を
使えば、ぞれぞれのスマホで自分の分を記入することができます。

また、家計簿表は自分で好きにアレンジできるため、他の家計簿アプリよりも
その人に合った便利な使い方を見つけることができます。

実際に著者が使っている家計簿表です。

日付ごとに出費の種類や内容、支払った人などにして、今月どれくらい使っているかが
一目でわかる表にしています。

この家計簿表の作り方はこちらの記事をご覧ください。

 Excelで家計簿表を作る方法

カレンダー

Excelでカレンダーの表を作っておけば、いつでも予定を入れていくことができます。
ここでも便利なのが、共有機能です。
家族や友人と作ったカレンダーを共有にすると
全員でそのカレンダーを見ることができ、1人1人が予定を書き込むこともできます。

私は夫婦で使うカレンダーと友人と使うカレンダーに分けて使っています。
次の写真は、実際に私が使っている夫婦カレンダーです。
色使いで、”夫の予定”、”妻の予定”、”2人の予定”を分けて書いており、
また飲み会でご飯がいらないときにもカレンダーを使って共有しています。

Excelでカレンダーの作り方

やることリスト

やることリストもExcelで作ると、大変便利です。

誰が、何を、いつまでにを書いていけばやり忘れることがありません。
仕事みたいで息苦しく感じるかもしれませんが、自己管理に大変便利です。

実際にやることリストが役に立ったのは、結婚式の準備期間中です。
やることが多く、2人で分担しなければいけないので、いつでも2人が見れるリストは
大活躍です。

Excelでやることリストの作り方

出欠表

飲み会の出欠やイベントなどで必要な出欠管理もExcelで作ることができ、全員で共有する
ことができます。

出欠の集計だけでなく、詳細な情報、地図なども1ページにまとめられて、管理する人にも
記入する人にも便利なツールです。

 

Excelで出欠表の作り方

 

勉強ノート

学生にオススメなのがエクセルを勉強ノートとしての使用することです。
実際に著者が使っているやり方は、試験前に覚えるべき単語をエクセルに打込み、
電車などの移動時間にスマホで勉強する方法です。

これにより、わざわざノートに手書きする必要も無ければ、ノートを持ち運ぶ必要もなくなり、またちょっとした時間でも片手で勉強をすることができます。

実際のノートと違って記入後に、消したり、書き足したり、移動させたりなどの編集も
できるので、効率よく勉強することができます。

Excelで単語リストの作り方

 

まとめ

ビジネススキルであるExcelは、仕事以外でも非常に便利に使うことができため、
みんなが覚えるべき日常スキルです。

特に"共有機能"が便利なため、使い方としては次のようなものがあります。
Excelを使いこなして、日常生活を便利にしましょう。

・家計簿
・カレンダー
・出欠表
・やることリスト
・勉強ノート

 

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